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文件控制程序

作者:未知     文章来源:未知    更新时间:2007年08月12日     
内容预览

文件控制程序

1.目的

本控制程序规定了全局文件和资料的收、发、存、标识及文件办理督办的程序,以确保文件和资料便于查询、可靠运用、易于识别,确保各有关场所使用有效版本。

2.适用范围

本程序文件适用于局各部门体系管理文件、技术性文件、文书类文件、技术标准、法律法规和客户提供的文件控制。

3.职责

3.1.总经理工作部是全局各类文件的归口管理部门,负责归档、借阅工作控制和管理,并负责本局文件的编发。

3.2 企管部负责对我局质量手册、程序文件的控制和管理,确保相关部门都能使用局级控制文件的有效版本。

3.3 各职能部门负责对本专业所控制的体系文件、作业指导书和技术标准、管理标准、检验规程、等内部文件及外部提供的有关文件的控制和管理,确保上述文件在所有使用场所均为有效版本。

3.4 各基层单位负责对本班组所使用的内部文件及外部提供的有关文件的控制和管理,确保文件在所有使用现场均为有效版本。

4.工作程序

4. 1 工作流程图(见附页)

4.2 文件的控制和管理

4.2.1 我局文件实行局、职能部门、班组三级控制。

4.2.2 企管部负责对质量手册、程序文件实施局级的控制管理。

4.2.3 各部门对于体系有关的内、外部文件实施控制管理。

4.2.4 各班组负责对局发放的作业指导书及所有相关文件控制管理。

4.2.5 本局受控的质量手册,程序文件,封面加盖受控状态章,编出分发号。

4.2.6 所有纪录按《记录控制程序》执行。

4.2.7 总经理工作部负责外来文件(含电子文档)的的控制管理、归档。

4.3 文件的编制和审核

4.3.1质量手册由管理者代表组织编写并审核。

4.3.2 程序文件由管理者代表组织编写,主管局长审定,管理者代表批准。

4.3.3 作业指导书及相关管理制度等标准由专业职能部门组织编写,各专业职能部门领导审核。

4.3.4 其他文件属于局级的按照《公文管理标准》执行。

4.4 文件批准和发布

4.4.1 质量手册经管理者代表对其适用性进行审核后,局长批准发布。

4.4.2 程序文件由管理者代表批准实施。

4.4.3 作业指导相关管理制度等标准由主管局长批准实施。

4.4.4 质量计划由管理者代表批准实施。

4.4.5 其它类文件属于局级的由主管局长批准实施;属于职能部门内部的管理文件由职能部门的正职批准。

4.4.6 技术标准属于局级制定的由总工程师批准,部门的技术标准由基层正职审核,总工批准。

4.5 文件的编号及标识

4.5.1文件的编号:

a.    质量手册:

XXX/SC-2006

                                   手册发布年号

                                   手册代号

                                   单位名称缩写

b.    程序文件:

XXX/CX01

                             程序文件序号

                             程序文件代号

                             单位名称缩写

c.其他作业文件编号方法:可采用企业“标准化”的编号方法,也可参照采用以下编号方法。

         

 

           XX   XX  XX  

文件顺序号

                                                文件类别

                                                部门代号

常用文件类型代码规定如下:

 

 

   

 

管理制度

GL

检验规程

JG

作业指导书

ZY

试验规程

SG

外部文件

WB

 

 

    说明:不在以上之列的文件,由各单位根据需要自行规定类型代码,以便有效识别各类文件。

4.5.2文件的标识

a.本局文件的标识可采用:名称标识、编号标识。其状态标识可分为:“有效文件”、“作废文件”和“留用文件”三种标识。

b.本局正在使用的质量手册、程序文件、本局编制的各种制度/作业文件加盖“有效文件”印章标识和控制编号,本局红头文件不加盖“有效文件”印章标识。

c.向外界提供的质量手册、程序文件,由管理者代表批准,不加盖“有效文件”印章标识。

d.需存档的体系文件加盖“存档”文件印章标识。经发文部门宣布作废的体系文件,加盖“作废”印章标识。

e.以电子媒体(磁盘、磁卡、光盘)形成保存的文件,一般应保留纸上签字,无法纸面签字的应在标签上标识。

f.使用的各种外来法规、制度、条例、标准/规范均由各文件的使用部门,企管部公布的每年度《有效文件清单》进行确认其是否为有效版本。不加盖“有效文件”印章标识。

4.6文件的发放、归档和借阅

4.6.1 文件的发放

a 管理体系文件原则上由企管部统一发放,发放时必须进行登记,收文部门、班组也要建立统一的收文登记。

b 质量手册发给副总工以上领导与电能质量和安全生产直接关系的各职能部门内审员。其它部门、人员因工作需要,可向主管局长提出,经主管局长批准,办理登记手续以发放。

c 程序文件发给副总工及以上领导与管理体系相关的职能部门和内审员。并填写“文件资料发放登记表”,领导人签字后发放。

d作业指导书及与管理体系相关的内、外部文件(含上级文件、政府文件、行业文件、和客户文件)由各专业职能部门控制发放。以上文件发放部门应建立归口管理的“有效文件清单”,发放时应填写“文件资料发放登记表”由领用人签字后发放。

e 各接收文件部门建立本部门的“有效文件清单”并管理好本部门的受控文件。

f 文件破损严重、影响使用时,文件使用人发放部门交回破损文件,按规定领用新文件,新文件的分发号仍用原文件分发号,相关部门将破损文件收回保存到年未,统一销毁。

g 受控文件丢失可补发,但是应根据本局有关规定给予责任者一定的经济处罚。新发的文件应给予新的分发号,原分发号作废,防止误用。

4.6.2文件的归档的借阅

a 企管部将本局每次新版本的质量手册、程序文件按规定发放后并将三份交本局档案室归档,同时对失效版本收回作废。

b 记录由各部门每年进行一次整理,并妥善保管或按规定归档。

c 基本建设项目、科技项目、大修、技改项目形成的文件,任务完成或告一段落后,由文件形成部门按照《档案资料管理制度》以及国档发(19984号文《基本建设项目档案资料管理暂行规定》进行整理、分类、组卷和归档。

d 需借阅文件可到总经理工作部办理借阅手续。

4.7 文件的再版与回收

4.7.1 文件再版,要加盖“受控”印章,同时收回再版前加盖“受控”印章的文件,确保所有使用场所文件的有效性。收回的文件经控制发放部门负责人批准后统一处理。

4.7.2 对外提供的非受控文件,不做收回和跟踪更改。

4.7.3 国家法律法规和行业标准由相关部门和专业部门负责收集、发放,每年年底对其有效性溯源一次,并将其目录编入“有效文件清单”中,发放到体系各部门。外来文件的分发由各归口管理部门控制。

4.7.4 因为法律或知识目的需要保留已作废或失效文件时,须经管理者代表批准,加盖“留用”印章,方可留存。

4.8 文件的评审与修改

4.8.1 各文件主管部门可结合文件的实际运行情况,对其不适合的内容进行适时评审和修改;企管部在每年的管理评审时组织有关部门对体系文件进行一次综合评审。文件评审应结合使用情况、上级及外部要求等进行,需要时进行修改,评审记录予以保留。

4.8.2 体系文件发生下列情况时应进行修改:

a 管理评审提出修改时;

b 内部审核中纠正措施计划提出时;

c 文件实施中发现有错误时;

d 环境变化影响时;

4.8.3文件修改程序

a 质量手册、程序文件更改由申请部门填写“文件修改通知单”,企管部审核,管理者代表批准。作业类文件及各专业技术文件修改,申请部门填写“文件修改通知单”,报主管局长批准。

b 体系文件的更改原则上实行划改,划改较多,影响版面清晰时,进行换版,由企管部实施。

c 可划改的文件实施更改时,将“文件修改通知单”按实际需要的份数复制后,下发到持有被修改文件的部门实施划改,对划改情况企管部可进行审查。

d 划改后的文件,更改人员签章并将该页的修改状态进行改动,应填写更改记录。

e 文件更改量较大需要换页时,应作换页标记。如:A/1,解释为:第一版/第一次修改。

f 文件经多次修改或需大幅度修改时,应进行换版,原版次作废,换发新版本时要收回作废的版本文件。

g 如使用标准换板时,该体系文件应随之进行换版。

h 对以电子媒体形式出现的体系文件,需要更改时,只有特别指定的主计算机操作人员才有权根据审批的文件原稿,将文件输入计算机,用密码开机、更改。

5.相关文件

5.1《记录控制程序》

5.2《公文管理标准》

5.3《档案资料管理制度》

6 相关记录

6.1文件修改通知单

6.2文件资料发放登记表

6.3有效文件清单,

文件控制流程图

N

开始

确定需要编制的文件

授权起草

编写文件

审核批准

文件标识

执行

更改

执行

作废处理

外部资料

N

Y

Y

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


程序文件修改记录

 

序号

修改通知单编号

修改前页号标记和处数

修改后页码标记和处数

修改日期

修改

执行人

修改

批准人

 

 

 

 

 

 

 

 

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